1. Sedesatka.cz >
2. NÁVODY

V případě, že písemně komunikujete s úřady, nebo jinými institucemi, nesmíte podcenit základní formální pravidla. Podoba úředního dopisu může mít zásadní vliv na výsledek konečného rozhodnutí.

Úřední dopis - Náležitosti - Písmo
Vzor - Žádost

Foto: Profimedia

Formální dopis: Úřední dopis

Podle serveru vimvic.cz je formální dopis zpravidla oficiální dopis, který je zasílán odesílatelem autoritám či společensky výše postaveným osobám. Jedním z typů formálního dopisu je úřední dopis, dále i dopisy obchodní (nabídka, poptávka, objednávka, reklamace, urgence nebo upomínka) a motivační dopis při žádosti o zaměstnání.

Úřední dopis může mít podobu stížnosti, kdy chceme upozornit na konkrétní nedostatek či nesprávné jednání, dále se může jednat o žádost, v níž se obracíme na různé instituce/úřady. Mezi úřední dopisy patří také petice a otevřený dopis.

Normy pro psaní písemností se vztahují také na e-maily, které se používají jako oficiální nebo obchodní dopis.

Co musí obsahovat úřední dopis: Náležitosti, hlavička, sloh

Jak tedy napsat správně úřední dopis? V první řadě používejte spisovný jazyk, vyhněte se hovorovým výrazům a už vůbec nepište vulgarismy. Doporučuje se vyvarovat pravopisných chyb: dopis si po sobě několikrát zkontrolujte nebo požádejte někoho, aby si váš dopis či formální e-mail přečetl. Buďte objektivní, struční a příjemci sdělte nejpodstatnější informace. Rozhodně zapomeňte na slovní vatu. Kvantita není kvalita. Jde vám přece o cíl, kterého chcete pomocí úředního dopisu dosáhnout. Za ideální délku se považuje jedna normostrana (NS), tj. 1800 úhozů. V případě formálního e-mailu můžete být ještě stručnější a doplňte raději obsáhlejší přílohou.

Jednou z výhod u úředních dopisů je ustálená forma, kdy součástí každého dopisu jsou následující body:

Adresa odesílatele a příjemce

Na začátek úředního dopisu napište do levého horního rohu svou adresu, aby bylo hned jasné, kdo dopis poslal. Pod svou adresu uveďte adresu příjemce (konkrétní osoba, oddělení, úřad či jiná instituce).

Při psaní adres začněte velkým písmenem, na koncích řádků se nepište interpunkční znaménka, používejte jednoduché řádkování, název adresní pošty musí být napsán do jednoho řádku.

Místo a datum

Místo a datum, kdy daný dopis vznikl, případně ke kterému datu se má vztahovat, napište přímo pod uvedené adresy.

Místo odeslání dopisu se uvádí v 1. pádě (Praha 21.06.2007, Kutná Hora 11.11.2007, v obchodní korespondenci - v odvolacích údajích -  podle následujících vzorů 2004-01-29; 04-01-29; 29.01.2004). V jiných písemnostech: Praha 29. ledna 2004; v souvislém textu 29. ledna 2004; 29. 1. 2004.

Předmět žádosti, nadpis úředního dopisu

Několika slovy shrňte předmět své žádosti. Nadpis úředního dopisu je něco jako předmět, který vyplňujete, když odesíláte e-mail. Příjemci tak musí být už z nadpisu na první pohled jasné, jaký je obsah sdělení. Dbejte na to, aby byl předmět krátký, výstižný a stručný.

Formální oslovení příjemce

Pokud píšete konkrétní osobě, začněte slovy Vážený pane/Vážená paní; oslovení Vážení použijte, pokud oslovujete celé oddělení, nebo příjemce neznáte.

Alena Paulenková tato pravidla upřesňuje: "Při oslovování má pracovní funkce (Vážený pane starosto, předsedo, (generální) řediteli, jednateli, (šéf)redaktore, …) zpravidla přednost před akademickým titulem (Vážený pane profesore, docente, doktore, inženýre, magistře). Nižšími funkcemi a tituly obvykle neoslovujeme. Pokud adresát nemá takovou funkci nebo akademický titul, oslovujeme ho Vážený pane a jeho příjmením v 5. pádě (Vážený pane Nováku). Ženu s akademickým titulem oslovujeme vždy paní s přechýleným tvarem jména, funkcí nebo akademickým titulem (paní Nováková, paní inženýrko, paní starostko)."

Obsah úředního dopisu

Sdělení, kvůli kterému dopis posíláte, musí být jasné a stručné. Doporučuje se používat neutrální spisovný jazyk bez citově zabarvených slov, vulgarit a citoslovcí. Rozhodně je lepší psát jednoduché věty než složitá souvětí.

Poděkování a podpis

Na konci nezapomeňte poděkovat (např. předem děkuji za brzké vyřízení) a dopis zakončete svým jménem, příjmením a vlastnoručním podpisem.

Úřední dopis: Písmo

Ve formální korespondenci se často používá Arial nebo Times New Roman. Pro tisk se lépe hodí písma Times New Roman nebo Arial, pro čtení na obrazovce Verdana nebo Tahoma. Úřední písemnosti se mají psát stojatým písmem o velikosti alespoň 10 bodů. Kurzívou se nesmějí psát adresy a čísla, není ani doporučeno psát kurzívou celé dopisy. Kurzíva je vhodná pouze pro zvýraznění kratších textových úseků.

Úřední dopis: Žádost

Pokud se pustíte do psaní žádosti, její struktura je taková, že na prvním místě je adresa odesílatele, 2x volný řádek, poté adresa příjemce. Předmět dopisu napíšeme tučným písmem a uvádíme čeho se naše žádost týká. Poté vynecháme dva řádky. Následuje text žádost a závěr, případně přílohy. Co se týče samotného textu vždy začínáme oslovením, a to velkým písmenem a 5. pádem. V odstavcích pak napíšeme, o co žádáme, proč o to žádáme (odůvodnění), popíšeme situaci a vyslovujeme naději, že žádost bude kladně vyřízena, napíšeme „s pozdravem…“ a vynecháme místo pro vlastnoruční podpis.

Úřední dopis vzor, šablona

Adresa odesílatele:

Jan Novák

Dlouhá 2

555 80 Benešov

Adresa příjemce:

Obecní úřad Benešov

Příčná 3

555 80 Benešov

Místo a datum:

Benešov, 2.2. 2023

Předmět žádosti, účel dopisu:

Žádost o vyškrtnutí ze seznamu XY

Oslovení:

Pokud píšete konkrétní osobě, oslovujte jménem a celé jméno skloňujte: Vážený pane Červenáčku. Pokud píšete na konkrétní pozici: Vážený pane řediteli. Pokud si nejste jistí, koho vůbec oslovovat: Vážení/Vážený pane/Vážená paní

Text žádosti:

Vlastní text žádosti (náš problém, oznámení, navrhované řešení, případně naše žádost o odpověď). Doplníme o informaci, že ...... v příloze zasílám výpis z XY.

Rozloučení a vlastnoruční podpis:

Předem děkuji za brzké vyřízení. S pozdravem Jan Novák

Zdroj:

• www.vzor-dopisu.cz/uredni-dopisy
• alenapaulenkova.files.wordpress.com